はじめに｜議事録を出すたびに「不安」が残っていた
会議後に議事録を提出するとき、
「これで合っているだろうか」
と不安になることが続いていました。
- 決定事項の表現が曖昧かもしれない
- 誰の発言だったか自信がない
- あとで修正依頼が来そうで怖い
一生懸命まとめているのに、
なぜか評価につながらない。
この状況が一番つらかったです。
この記事を読んでほしい人
この記事は、次のような人を想定しています。
- 会議・打ち合わせが多い会社員
- クライアントワークをしているフリーランス
- 議事録や共有メモを任される立場
- 「ミスが多い人」と思われたくない人
もし一つでも当てはまるなら、
この先はあなたのための記事です。
議事録ミスの原因は「文章力」ではなかった
以前の私は、
「議事録が苦手なのは、文章が下手だから」
と思い込んでいました。
要約力がない、
センスがない、
経験が足りない。
でも冷静に振り返ると、
問題は 書き方以前の工程 にありました。
記憶とメモだけに頼っていた
当時の議事録作成は、
次の情報を頼りにしていました。
- 会議中に取ったメモ
- その場の記憶
- 曖昧な印象
この状態で正確な議事録を作るのは、
正直かなり無理があります。
- 発言のニュアンス
- 正確な言い回し
- 決定か検討かの違い
これらが混ざり、
認識違いやミスにつながっていました。
一番の問題は「確認できないこと」
議事録で一番困っていたのは、
あとから確認できないこと でした。
- 本当にその表現で良かったのか
- 誰の発言だったのか
- 言葉のニュアンスは正しいか
確認できないまま提出することで、
不安を抱え続けていました。
議事録で本当に重要なのは「正確さ」
ここで考え方を変えました。
議事録は、
きれいな文章を書くことよりも、
正確に振り返れること が一番大切です。
- 認識違いを防ぐ
- 後から確認できる
- トラブルを防止する
この役割を果たせていれば、
文章が多少シンプルでも問題ありません。
私が見直したのは「作る前の準備」
そこで、議事録を書く前の工程を見直しました。
- 会議中は理解に集中する
- 無理に完璧なメモを取らない
- 正確な内容をあとで確認できる状態を作る
この準備を整えるだけで、
議事録作成のストレスは大きく減りました。
確認用の土台として使っている選択肢
このやり方を支えてくれているのが
PLAUD です。
誤解のないように言うと、
「議事録を自動で完璧に作るため」ではありません。
- 発言内容を正確に確認する
- 表現を見直す
- 記憶に頼らない
確認用の土台として使っています。
実際の使い方（現実的）
私の使い方はとてもシンプルです。
- 会議中は基本的に操作しない
- 議事録作成時に必要な部分だけ確認
- 文章は自分の言葉でまとめる
これだけで、
議事録のミスは明らかに減りました。
変化を感じたポイント
一番大きかった変化は、
提出時の不安がなくなったこと です。
- 表現を確認できる
- 認識違いを防げる
- 修正依頼が減る
結果として、
「安心して出せる議事録」
を作れるようになりました。
向いている人・向いていない人
向いている人
- 議事録の正確さに不安がある
- 修正・差し戻しが多い
- 記憶に頼る作業がつらい
向いていない人
- そもそも議事録を作らない
- 録音に強い抵抗がある
- 会議がほとんどない
無理に使う必要はありません
正直に言えば、
PLAUDがなくても議事録は作れます。
ただ、
「ミスを減らしたい」「確認できる安心感が欲しい」
そう感じている人にとっては、
一つの有効な選択肢になると感じています。
まとめ 議事録ミスの原因は「確認できない状態」だった
議事録のミスが多かった原因は、
能力やセンスではありませんでした。
- 記憶に頼っていた
- 正確に確認できなかった
この状態を見直し、
確認できる仕組み を作ったことで、
議事録作成はかなり楽になりました。
もし今、
議事録に不安を感じているなら、
「もっと頑張る」前に
確認できる状態を作る
ここから見直してみてください。
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